如果众多的发票、订单、收货记录等纸质文件正严重影响着公司的效率和对客户的服务质量，那么就有必要试试用文件管理来解决它
国内一家大型的物流公司正在为每天都有大量的收货记录而感到困惑，每天成千上万的收支单据，各种票据的管理让公司高层苦不堪言，“一旦客户向我们索要过去的记录和发票的时候，通常要一周或者更长的时间我们才能做出反应”，该公司的一位高层表示这种局面已经严重影响了公司的服务效率和质量。
这种情况在大量使用纸质发票、单据的公司里并不少见，如果是基于原来的管理方式采用纸张查询，效率很低，而且纸质文件很容易丢失。那么有没有可能采用收货记录服务建立一个在线平台，就可以让全国各地、甚至全球的客户去网上查自己的订单或者货物运出的状态，企业就可以省去很大一笔管理费用，同时也极大地提高了企业的运营效率？
富士施乐最近就在中国推出了专门关注企业财务管理，帮助客户提高效率、控制成本的服务项目——财务管理服务。
财务难题源自文件
千万不要误会了富士施乐怎么做起财务管理了，其实这种财务管理的核心还是文件管理。财务管理服务(FAS，Finance and Administration Services)，它是一种精简并优化在客户核心财务流程中与处理非结构化数据信息相关的文件管理服务。说得简单一些，财务管理服务其实是文件管理服务的一种。
财务管理服务主要处理的是非结构化的数据信息。非结构化的数据信息，就是基于纸质文件存在的信息。在财务部这样的文件非常多，无论是发票、订单、收货记录以及报表和各方面的票据等等，都是基于纸质的非结构化信息。
据富士施乐全球服务部业务发展经理陈雪波介绍，如何把这些非结构化信息有效管理起来，从而为企业的日常运作提供相关支持，这就是FAS专注的重点。
企业财务管理中存在很多个流程，包括固定资产的管理、总帐、财务管理、财务报告、财务支付和财务收款等等。富士施乐之所以选择财务支付服务作为重点服务产品来拓展，是因为从财务流程的特点上看，财务支付流程是一个高交易量和占用大量人力的流程，同时也是一个文件密集的流程。
统计显示，有70%－80%的交易量是集中在财务支付和财务收款上，这两个流程中的文件发生量最大。文件合约、发票、订单、收货记录，这些文件在企业中一般都是以纸质方式存在，这些纸质文件最后都会归拢到财务部门进行相关的处理，这就造成了企业在这两个方面的管理压力非常大。因此，富士施乐会首先重点拓展财务支付服务。
一般来说，财务管理服务包括四个内容：财务支付服务Accounts Payable (AP)、财务收款服务Accounts Receivable (AR)、收货记录服务Proof of Delivery (PoD)、合约管理服务Contract Management，很多时候合同是归财务部管理的，由于合约的存储量太大，如果合约管理没有建立一个非常好的系统，查询工作就会成为一个很大的问题。
文件管理让财务更简单
由此可以看到，财务管理服务帮助企业发掘隐藏的机会来节约开支，并通过精益6 西格玛的方法采用数字化的技术来完善那些文件密集的业务流程，进而加速企业的重大决策过程。简要地说，财务管理服务可以给客户带来三方面的好处：减少单位交易的处理成本、最小化单位交易的处理时间、使企业对流程的控制达到最大化。
据富士施乐介绍，一家手机制造商在应用服务前，在亚太地区12个国家的所有分公司都会收到本地供应商送来的发票，包括纸质发票，然后这所有12个国家的分公司都需要在本地把这些发票录入相关的ERP系统，然后作相关处理。
由于是分散式的处理结构，造成发票处理的流程很难规范化。应用了服务后，富士施乐为他们在亚太地区建立了两个处理中心，一个在新加坡，一个在中国，亚太12个国家供应商的发票都会送到亚太的处理中心。在这两个处理中心里，富士施乐首先会做发票的电子化，包括对核心数据的提取，然后把信息上载到总部ERP服务器，再去做后端的相关处理。富士施乐也为企业建立了一个在线的电子发票平台，所有的发票都可以进行时时地相关查询。
据陈雪波介绍，在这样的处理下，这家手机厂商的财务管理得到了非常大的改善，首先是流程步骤大大减少，原先这种分开式的处理架构需要48个步骤完成整个财务支付的流程，实施服务后只要12个步骤。其次，在财务处理时间上的提高也是很大的，原先处理一张发票需要5天，实施完这个系统后，时间缩短到了两天。
